Bienvenue dans le Guide de référence des clubs PROBUS Canada, où les équipes de gestion des clubs PROBUS peuvent facilement accéder à des informations actualisées sur l'administration et le fonctionnement quotidiens des clubs PROBUS. Ce projet a été lancé par le conseil d'administration en octobre 2021, en réponse aux demandes des clubs, actuelles et antérieures, qui souhaitaient obtenir davantage d'informations sur le fonctionnement des clubs dans un format moderne et accessible.

Le comité du conseil d'administration chargé du guide de référence des clubs a utilisé Survey Monkey pour sonder les 252 clubs du Canada, leur demandant leur avis sur le contenu et les sujets à aborder. Le comité a reçu les commentaires de 166 clubs (taux de réponse de 65 %), en plus des commentaires des présidents, des équipes de direction et des administrateurs individuels. Ce taux de réponse élevé témoigne d'un processus de rétroaction dynamique qui a abouti à l'élaboration de ce guide de référence des clubs, conçu par les clubs eux-mêmes. Merci à tous ceux qui ont répondu.

Tous les documents qui ne sont pas constitutionnels, les règlements suggérés pour les clubs ou la politique du conseil d'administration représentent des conseils suggérés que chaque club peut utiliser ou modifier comme il le juge approprié. Les clubs peuvent élaborer un manuel de politique opérationnelle qui intègre les différentes lignes directrices suggérées et ajouter leurs propres politiques qui traitent des conseils et des orientations locaux du club. Ces politiques du club peuvent aider à maintenir l'équipe de direction et les membres du club sur la bonne voie.

Ce guide de référence du club est un outil facile à consulter qui peut guider les équipes de direction des clubs dans leurs activités de gouvernance et d'exploitation. Les clubs peuvent le trouver utile pour orienter et former les nouveaux membres de l'équipe de direction et aider les membres chevronnés du club à appliquer des méthodes de fonctionnement cohérentes. Parfois, les clubs sont confrontés à des problèmes pour lesquels il n'existe pas de directives universellement acceptées. Par exemple, les protocoles COVID-19 ont évolué et, dans le cas de PROBUS, le conseil d'administration a proposé des moyens aux clubs pour s'adapter à la pandémie. Lorsque vous vous trouvez en terrain inconnu et que vous avez des questions, veuillez contacter votre directeur de district PROBUS Canada pour en discuter et trouver des solutions.

Le guide de référence du club est un guide évolutif qui sera mis à jour en fonction de l'évolution de la situation ou de l'apparition de nouvelles circonstances. Bien que ce guide ne soit pas une politique du conseil d'administration, celui-ci approuve la version actuelle et les modifications ou ajouts futurs au guide. Toute modification approuvée par le conseil d'administration à l'avenir sera intégrée au guide de référence du club.  

Préparé avec respect par le comité du guide de référence des clubs du conseil d'administration :

Brenda Andrews (district n° 2 de l'Ontario), Dennis Pommen (Alberta), Inga Thomson Hilton (district n° 3 de la Colombie-Britannique)